Az OrganI - Iratkezelő alkalmazásunk módszereiben és az informatikai
támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend
megvalósítását teszi lehetővé. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok
teljes vertikumát az érkeztetéstől a selejtezésig, átfogja minden egyes
szervezeti egység, intézmény iratkezelési tevékenységét, központosított,
osztott vagy vegyes iratkezelési rend megvalósítását. Segíti a
nagytömegű iratok feldolgozását, lehetőséget teremt a papír nélküli
ügyintézés megvalósításához.
Érkező küldemények kezelése
A különböző küldeményeket (levél, fax,
e-mail, elektronikus beadvány) az érkeztető
funkció tartja nyilván átvételüktől
beiktatásukig. Támogatja az egyes
kezelési műveleteket (átvétel, téves
címzés, értékek, borítékok, hiányosságok
ellenőrzése, kezelése, biztonsági vizsgálat,
felbontás, irányítás, elektronikus
dokumentum csatolása, stb.), rögzíti
eseményeit, végrehajtóit és időpontjait.
(Ügy)iratok iktatása, nyilvántartása
Több mint száz különféle adatot tud egyegy
ügyről, melyekre lekérdezési
lehetőséget biztosít. Az adatokról több
mint 30 különböző szempontok szerinti
statisztika, lista is készíthető. A rendszer
mutatóiban tovább részletezhetők az
ügyintézésben érintett személyek,
gépjárművek, okmányok. Az egyes
ügyiratokon belül ügyiratdarabokat,
iratokat, iratpéldányokat és mellékleteket
találunk.
Vezetői feladatok támogatása
A vezetők saját gépükön végezhetik el a
szignálást, határozhatják meg az
ügyintézéssel, iratkezeléssel kapcsolatos
feladatokat, határidőket, nyomon
követhetik a végrehajtás állását, tehát
közvetlen ellenőrzést, irányítást gyakorolhatnak
a rendszeren keresztül.
Felelősök, határidők nyilvántartása
Nyilvántartja az ügyintézésre kijelölt főés
részfelelősöket, a kapcsolódó határidőket, utasításokat (észrevételeket,
megjegyzéseket). Az iratok átadásáról a
munkanaplók vezetését kiváltandó
átadókönyv készül. Az egyes iratkezelési
műveletekről és határidőkről a rendszer
e-mailt és üzenetet továbbít.
Hatósági ügyek követése
Megkülönböztetetten kezeli a Ket. által
szabályozott hatósági ügyintézést.
Rögzíti az egyes eljárási eseményeket
(ügyindítás, -zárás, szüneteltetés, hoszszabbítás,
felfüggesztés) és azok időpontjait,
elvégzi határidőinek számítását,
figyelését, naplózza kezelőit.
A hatósági statisztika elkészítéséhez
támogatja az adatlapok rögzítését,
ellenőrzését, nyomtatását, előállítja a
statisztikát, s elektronikus változatát.
Expediálás, postázás
Rögzíti a továbbítási utasításokat,
borítékot és tértivevényt nyomtat,
elkészíti a küldés módjának megfelelő
papíralapú és elektronikus postakönyveket
(átadókönyv, postaküldemények
feladójegyzéke, futárjegyzék
stb.). Támogatja az elektronikus
dokumentumküldést (fax, e-mail). Nyilvántartja
a postázással, kézbesítéssel
kapcsolatos adatokat, határidőket, és
információkat szolgáltat arról.
Elektronikus iratkezelés
Az elektronikus aláírás törvényi szabályozását
követően egyre csökken a papír
alapú iratok száma, miközben gyarapodik az elektronikus formátumúaké. Az
OrganI ennek a tendenciának megfelelve
támogatja az elektronikus dokumentumok
kezelését (csatolását, módosítását,
lekérdezését, aláírását és ellenőrzését).
Irattározás
Nyilvántartja az irattárba helyezések
időpontját, az ügyirat helyét. Biztosítja
különbző irattárak (operatív, központi)
használatát, alkalmas többfajta irattári
nyilvántartási rend egyidejű kezelésére.
Kezeli a kölcsönzéseket. Támogatja az
ügyiratok megőrzési idejének felülvizsgálatát,
a felülvizsgálat során
megállapított határidők további kezelését.
Az irattári terv alapján előkészíti és
kiszolgálja a selejtezéseket és levéltárazásokat.
Rendszerkapcsolatok
Közös jogosultságaival, nyilvántartásaival,
képernyőivel, funkcióival és
kezelésmódjával szerves egységben
működik a hatósági (gyám-, építésügy,
működési engedélyek, stb.) rendszerekkel.
Speciális funkcióján keresztül
biztosítja az ÖNKADÓ rendszerben
keletkezett nagytömegű iratok közvetlen
nyilvántartásba vételét, s további
kezelését.
Iratkezelő Rendszerről és ASP szolgáltatásainkról részletesebb információért, bemutatóért válasszon az alábbi lehetőségek közül:
